Miten montaa eri mieltä voidaankin olla erilaisista self-help motivaatio- ja työnkulun hallinta-oppaista, törmäsin tänään ylläolevaan, mielestäni toimivaan lauseeseen. Ei siksi että omassa työhallinnassa vikaa olisi. Mutta monta kertaa (varsinkin sähköpostikommunikoinnissa) tulee vastaan epämääräisiä lauseita, puolikkaita lupauksia ja sopimuksia, joita täytyy selvitellä ja setviä. Tiedän, tiedän, puhelimessa puhuminen voi olla selkeämpi tapa (puhumattakaan kaikkien rakastamista palavereista, joissa saadaan yleensä muutamassa tunnissa hoidettua asia joka olisi vienyt puhelimessa/sähköpostilla viisitoista minuuttia), mutta puhelimessa sovituista asioista ei jää jälkeä.

Sähköpostilla asiointi voi olla selkeää jos osapuolet noudattavat samoja sääntöjä, tässä muutama tärkeä:

1) Pyydä kuittaus tärkeistä kohdista. Tärkeät kohdat kannattaa ilmaista lyhyesti ja selkeästi, mieluiten ranskalaisilla viivoilla (ei alleviivaten, ei kursiivilla, ei punaisella Comic Sans -fontilla, koitetaan pitää jonkinlainen ammattimaisuus, okei?). Jos sinulta pyydetään kuittaus johonkin, lue ja ymmärrä asia, kuittaa vasta sitten. Jos kuittaat jotain lukematta sitä ensin, se on oma vikasi ja pidän asiaa sovittuna, ja sinä saat paskaa niskaasi kun homma ei etene.

2) Mieti mitä ja miten kirjoitat. Oikolue sähköpostiviestisi. Tarkista vastaatko esitettyihin kysymyksiin. Jos et, joudun kysymään niitä uudestaan ja tuhlaamaan meidän kummankin aikaa. Älä lähetä sähköposteja joista näkyy se, että olet käyttänyt siihen 15 sekuntia samalla kun teet jotain muuta. Kun kirjoitat postia, kirjoita sitä mahdollisimman ajatuksella ja ajan kanssa. Jos näen että jätät jatkuvasti panostamatta sähköposteihisi (senkään vertaa kuin minä, minkä ei pitäisi olla nykypäivänä liikaa vaadittu), joudut kusipäälistalleni.

3) Varsinkin pidemmissä projekteissa, tee väliraportteja. Laita otsikoksi esim. "Projektin nimi, tilanneraportti, päivämäärä" jolloin vastaanottajasi (ja sinä itse) löydät sen kaikkien niiden satojen viestien joukosta jotka ovat täyttäneet postilaatikkosi sen kolmen viikon aikana jolloin homma ei ole edennyt mihinkään suuntaan. Vaadi kuittausta. Näin kaikki pysyvät suunnilleen kartalla siitä missä mennään ja mitä tehdään seuraavaksi (ja kuka tekee).

4) Älä täytä sähköpostiviestiä asialla/asioilla joita ei mainita sen otsikossa. Lähetä uusi viesti, nimeä se mahdollisimman selkeästi. Tämä helpottaa viestien esiinkaivamista kun tulee sen aika (kts. kohta 3). Tämä toimii myös toisinpäin, pidä keskustelu yhdessä samannimisessä viestissä (eli klikkaa sitä "Vastaa"-nappia, ok?), tämäkin helpottaa meidän kaikkien elämää (eli säästää aikaa) kun tulee aika löytää se yksi tiedonjyvä sieltä kaiken paskan seasta.

5) Ole kohtelias ja selkeä. Sano kiitos ja ole hyvä. Pysyt aika pitkälle peruskohteliaisuudella esim. mikrotukihenkilöidesi (tai webmasterisi) hyvällä puolella. Älä pidä heitä itsestäänselvyytenä, jos teet niin, huomaat kohta että olet kyynärpäitäsi myöten löllökakassa ja koko tukihenkilökunta on yhtäkkiä mystisesti palaverissa. Älä myöskään kuvittele olevasi tärkeämpi kuin ne muut parisataa asiakasta. Jos rupeat vittumaiseksi, olen yhtäkkiä hyvin hyvin kiireinen hyvin hyvin pitkän aikaa juuri ennen sitä tärkeää intranettinne laatuauditointia ja teillä on ääkköset paskana.

Kiitos.

kommentoi  |  linkki kirjoitukseen

---

|◄ ◄ 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 ► ►|